Guía para comprar para Puntos de Venta

Un sistema de punto de venta o POS (Point of Sale), se conforma tanto de hardware como de software especialmente fabricados para controlar la venta de productos, inventarios y comportamiento de compra de los clientes, así como la administración.

Los puntos de venta han venido a sustituir completamente aquellas cajas registradoras, dando paso a la nueva tecnología capaz de llevar una gestión adecuada, ágil y automatizada de negocios como tiendas de abarrotes, supermercados, restaurantes, etc.

Las funciones básicas de un software punto de venta son: administrar su catalogo de productos y servicios, establecer descuentos o promociones, registro de ventas y generar reportes. El plus que nos ofrecen los sistemas de punto de venta son características especiales en el software como monederos electrónicos, administración de clientes (crédito y cobranza), inventarios, etc.

Si deseamos que nuestro negocio prospere es necesario realizar cambios radicales a beneficio del mismo, al momento de adquirir un punto de venta debemos sacar el mayor provecho de sus herramientas y utilidades. Entre las que mencionamos a continuación:

• Control de productos y ventas.
• Emisión de facturas.
• Agilización de procesos.
• No requiere ser experto en cómputo.
• Automatización.
• Crecimiento organizacional de tu negocio.

Debemos comprender que el adquirir un sistema de punto de venta no es un gusto, sino una necesidad derivada de las exigencias del negocio. Las personas encargadas de una caja por lo común requieren que el proceso de cobro sea rápido y sencillo, esto nos indica que el uso de los dispositivos puede llegar a ser rudo en momentos de aglomeración. Incluso existen comercios que trabajan las 24 horas del día, por lo tanto las exigencias físicas del equipo son grandes.

También debemos considerar aquellos negocios que no son tan abrumadores, los cuales laboran en un horario corrido de oficina o bien, solamente hacen pocas ventas y por lo tanto no se requiere demasiada robustez y durabilidad en la parte de los equipos de punto de venta, inclusive utilizar una computadora sería suficiente para cubrir estas necesidades.

1. Equipo de cómputo o Equipo especializado POS: Es el cerebro de nuestro sistema de punto de venta, aquí se resguarda y procesa toda la información, cuenta diversos puertos de comunicación, internet, etc.
2. Escáner lector de barras: Este dispositivo permite reconocer al sistema los artículos mediante un código de barras, y con esta información realizar diversos procesos.
3. Impresora de Tickets: Dispositivo encargado de imprimir comprobantes de venta, facturas, Boucher, cortes de caja, etc.
4. Monitor convencional o Táctil: Mediante este periférico podremos ver la información que nos da el sistema, si es táctil podremos realizar los procesos directamente en la pantalla, sin necesidad de un teclado o ratón.
5. Lectores de banda magnética: Este dispositivo permite acceder a la información de tarjetas bancarias, departamentales, etc. El lector permite al sistema acceder a información útil de los clientes.
6. Cajón de dinero: Almacena el dinero, es controlado mediante sistema.
7. Software POS: El cual se encarga del control de ventas, captura de productos, reportes, facturas, gestión de información.
8. Sistemas todo en uno / All in One: Estas terminales vienen con todo lo necesario para implementar el sistema de punto de venta, por lo que no tiene que adquirir cada uno de los componentes por separado. Adicionalmente nos permiten ahorrar espacio y son equipos durables y confiables.

Los componentes del punto de venta dependerán de las necesidades que tenga el comercio, la afluencia de clientes, las cantidades de producto que se vendan mensualmente, el crecimiento que se presente al paso del tiempo, etc.

No se trata solo de invertir por invertir. Es necesario determinar las necesidades propias del negocio, el crecimiento del mismo, la afluencia de clientes, las necesidades de respuesta y atención a los mismos.

El nicho de negocio, el espacio de trabajo y las condiciones del ambiente son pautas a considerar al momento de tomar una decisión. Por ejemplo. Si mi negocio es del ramo de alimentos como un restaurante, una rosticería, etc.; el equipo de cómputo estará expuesto a agua, grasa u otros elementos que podrían dañarlo. Existen equipos especialmente diseñados para estos negocios. En cambio si mi negocio es una tienda de abarrotes pequeña o un minisúper requiere de un uso rudo en cuanto al uso de teclado o lector de código de barras. La diversidad de negocios es innumerable.

Hay que tomar en cuenta que un equipo para punto de venta puede ser tan simple o robusto, tan genérico o especializado, al igual que el software. El equilibrio de estos dos elementos estará en función de la necesidad del negocio y del capital para invertir.

Es aquí donde podremos notar lo benéfico de contar con un sistema integral de punto de venta, toda la gestión y administración del negocio es controlable mediante estos dispositivos y el software adecuado, registro de ventas, control de productos, manejo de descuentos, etc. A continuación mencionaremos algunos indicadores generales para darle a usted una mejor idea de lo que requiere para su negocio.

Pequeños negocios

Si tu negocio es pequeño como una tienda de abarrotes, estética, vinatería, etc. Podemos considerar que la afluencia de clientes es moderada y la interacción no es demasiada. En este caso es conveniente adquirir un punto de venta aunque recomendamos no sea demasiado robusto, es recomendable:

• Una PC con procesador de tercera generación, suficiente memoria y espacio en DD.
• Monitor básico pero de alta resolución.
• Teclado, ratones.
• Un lector de código de barras básico (según el giro del negocio).
• Impresora.
• Se puede considerar un soporte de energía No Break, así como una impresora para reportes.

Gracias al control del negocio mediante el punto de venta se podrá evitar el consumo innecesario de productos, prever surtir los artículos de alta demanda, realizar promociones, evitar cotejar venta por venta para comprobar ingresos, contar los productos o hacer procesos manuales que pueden ser erróneos. Y por supuesto esto se verá reflejado en las ganancias.

Medianos negocios

Una necesidad media es para aquellos negocios con una afluencia moderada y que pueden o no requerir mas interacción con el cliente. Tal es el caso de restaurantes, bares, abarroteras, tiendas de conveniencia, etc. En estos casos la necesidad de los equipos es mayor tanto en durabilidad como en eficiencia.

Si eres el dueño o administrador de un restaurante que comienza a dar pasos hacia el crecimiento, deberás contar con un sistema que te permita detectar fugas. Es recomendable para este tipo de comercios adquirir:

• Una PC especializada POS.
• Monitores táctiles.
• Cajón de dinero.
• Impresoras, existen modelos especializados para uso rudo y que soportan ambientes difíciles como las cocinas.
• Software POS especializado según el giro del negocio. En el caso de restaurantes existen una gran diversidad de productos.

Los sistemas de punto de venta pueden ayudarnos a identificar si los meseros en este caso no reportan las ventas o bien reportan menos ya que al momento de contar con un sistema especializado se hace la solicitud de menú a la cocina gracias al POS y por lo tanto quedará registrado en sistema evitando pérdidas monetarias.

De igual manera se puede controlar el número de insumos, controlar las mesas mediante la asignación del sistema, estos y muchos más beneficios se reflejan al momento de contar con un sistema adecuado a las necesidades del negocio.

Grandes negocios

Una necesidad alta conlleva una afluencia de movimientos constante, donde el tiempo de atención al cliente es esencial e inclusive se requiere de más equipos para su atención. Ser el dueño a administrador de supermercados, distribuidores de productos alimenticios, materias primas, materiales para construcción etc. Es recomendable que tu sistema de punto de venta se conforme con:

• Sistemas All in One.
• Lector de código de barras
• Impresora.
• Si existen múltiples estaciones se recomienda un Servidor.
• Software POS de acuerdo a sus necesidades.

Estos dispositivos son robustos, diseñados específicamente para el comercio a gran escala. Contempla todo lo necesario para que la administración de tu negocio se vea beneficiada con la instalación de equipos de punto de venta, así como la implementación del software que decidas adquirir.